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Wie du eine Zeitschrift mehrmals im Jahr herausbringst

lenakamphaus

Eine Zeitschrift ist für viele Vereine ein gutes Kommunikationsmittel, um die Mitglieder regelmäßig über das Leben im Verein zu informieren. Viele scheuen sich vor dem Arbeitsaufwand, der mit der Realisierung mehrerer Zeitschriften pro Jahr einhergeht. Diejenigen, die bereits in einer Redaktion für eine Zeitschrift waren, haben es mit Sicherheit am eigenen Leib gespürt.

Was gilt es also zu beachten, wenn man eine Zeitschrift mehrmals pro Jahr erfolgreich herausbringen möchte?


Das Team gewinnt

So, wie es ein ganzes Dorf braucht, um ein Kind groß zu ziehen, braucht es ein Team aus motivierten Personen, die eine Zeitschrift herausbringt. Dafür ist es ratsam im Vorfeld das Team so auszuwählen, das viel unterschiedliche Kompetenz vorhanden ist. Jeder Verein eine individuelle Struktur. Überlegen Sie im Vorfeld welche Bereiche euer Verein hat. Es sollte aus jedem Bereich mindestens eine Person gefunden werden, die verantwortlich für das entsprechende Thema ist.


Beispiel: Sportverein

Ein Sportvereins bündelt unterschiedliche Sportarten in dem Verein . Dann ist es ratsam, dass es für jede Disziplin einen Verantwortlichen gibt, der für die jeweilige Sportart relevante Inhalte liefern kann.


Dann gibt es in jedem Verein übergeordnete Themen. Auch diese müssen berücksichtigt werden. In der Regel wird dies durch einen entsandten des Vorstands geleistet.


Beispielhafte übergeordnete Themen

  • In einigen Vereinen müssen die Protokolle laut Satzung in der Zeitschrift abgedruckt werden.

  • Termine, die für den gesamten Verein relevant sind (z. B. Jahreshauptversammlung, Feiern oder Jubiläen)

  • Vorstandsbeschlüsse

  • Veränderungen bei den Mitgliedern: Hochzeiten, runde Geburtstags, Nachrufe


Dabei ist wichtig zu beachten: Die Person, die ein Thema verantwortet muss nicht zwangsläufig auch Autor sämtlicher Texte sein. Ihre Aufgabe besteht vor allem im koordinieren und delegieren. Dabei kann sie natürlich auch Texte sich selbst zuweisen.


Jedes Team braucht einen Kopf

Es braucht eine Person, die alle Fäden bündelt und in der Hand hält. In professionellen Redaktionen wäre diese Person eine Symbiose aus Chefredaktion und Chef vom Dienst.

Die Person organisiert und leitet die Redaktionskonferenzen. Im Anschluss steht sie für Rückfragen zur Verfügung und empfängt sämtliche Texte und Bilder.

Sie organisiert das Setzen der Zeitschrift und die Produktion. Bei dieser Person laufen die Fäden zusammen.


Wichtige Aufgaben der Redaktionsleitung

  1. Redaktionskonferenz (Vorbereitung und Durchführung)

  2. Erstellung des Ergebnisprotokolls

  3. Sparringspartner für Redakteurinnen und Redakteure

  4. Redigieren der Texte

  5. Blattplanung

  6. Pflege des Redaktionssystems

  7. Zusammentragen aller Artikel und Bilder

  8. Überwachung des Setzens der Zeitschrift

  9. Zusendung der final gesetzten Zeitschrift an Personen, die finale Freigabe vornehmen

  10. Übermittlung der Zeitschrift an die Druckerei

  11. Versand der Zeitschrift an Mitglieder

  12. Manöverkritik und Planung der nächsten Ausgabe


Prozesse erleichtern die Redaktionsarbeit

Eine Zeitschrift herauszubringen ist machbar. Eine Kunst wird es mehrmals im Jahr eine Zeitschrift zu veröffentlichen. Damit das gelingt braucht es Prozesse, die aufgesetzt und konsequent optimiert werden. Je besser ein Prozess funktioniert und eingehalten wird, umso einfacher wird die nächste Ausgabe.


Redaktionsprozess

Der Prozess, der am besten funktionieren muss ist der, der Redaktionsarbeit. Zu Beginn der Ausgabenplanung sollte dafür ein Treffen angesetzt werden. Es ist ratsam dafür ca. 2 Stunden einzuplanen, damit Diskussionen ausreichend Raum bekommen. Hier wird die nächste Ausgabe besprochen. Die Kernfragen, die beantwortet werden sind:

  • Welche Artikel veröffentlichen wir in der nächsten Ausgabe?

  • Wer erstellt den Artikel?

  • Wer liefert die Fotos für den Artikel?

  • Benötigen wir weiteres Material für den Artikel?

Die Redaktionskonferenz sollte erst dann enden, wenn alle Artikel, die geschrieben werden sollen, verteilt sind und die Aufgaben allen klar sind.

Es sollte genug Zeit für die Erstellung der Artikel kalkuliert werden.

Ebenso sollte auf der Redaktionskonferenz geklärt werden in welcher Form die Artikel übermittelt werden sollen (per E-Mail oder direkt in das Redaktionssystem einpflegen).

Es bietet sich an direkt bei diesem Termin den Termin für die Manöverkritik festzulegen, damit er nicht vergessen wird.


Blattplanung

Es bietet sich an vor dem Setzen der Zeitschrift eine Blattplanung vorzunehmen. Hier wird jedem Artikel ein bestimmter Platz innerhalb der Zeitschrift zugeteilt. Daraus ergibt sich auch, wie viele Zeichen jeder Redakteur zur Verfügung hat und wie viele Bilder geliefert werden müssen. Das erleichtert auch das Setzen der Zeitschrift im Anschluss erheblich. Wichtig zu berücksichtigen ist auch die Platzierung möglicher Anzeigen in der Blattplanung.


Layout-Prozess

In der Regel kann das Setzen der Zeitschrift beginnen, auch wenn noch nicht alle Artikel vorliegen. Gerade, wenn eine fundierte Blattplanung vorliegt, sollte das kein größeres Problem darstellen.

Es ist ebenso wichtig, dass für die Produktion genug Zeit eingeplant wird, da im Prozess immer Rückfragen auftauchen und Bilder noch bearbeitet werden müssen.

Wichtig ist bereits hier zu wissen mit welchem Partner der Druck erfolgt, damit die Datei direkt korrekt angelegt werden kann.


Freigabe-Prozess

Eine Zeitschrift sollte niemals in den Druck gehen, ohne, dass die relevanten Personen diese freigegeben haben. Dabei gilt: So viele wie nötig, so wenig, wie möglich. Der Personenkreis, der die Zeitschrift freigibt sollte so klein wie möglich sein, um Prozesse und Diskussionen in Zaum zu halten. Natürlich dürfen gleichzeitig auch keine relevanten Personen vergessen werden.


Druck-Prozess

Hier gilt es die finale Druckdatei im korrekten Format an die Druckerei zu übermitteln.


Versand-Prozess

Es bietet sich an vorab bei der Deutschen Post in Erfahrung zu bringen, ob der Versand als "Pressevertriebsstück" möglich ist und im Anschluss die Kosten dafür zu ermitteln. Der pro Stück Versand ist zwar deutlich günstiger, als der reguläre Versand (mit Briefmarken), allerdings wird eine Jahresgebühr von 1000 EUR fällig. Diese sollte unbedingt mit berücksichtigt werden.

Spätestens zum Versand müssen alle Adressen vorliegen und diese müssen auf die richtigen Adressetiketten gedruckt werden. Wenn man den Postversand als "Pressevertriebsstück" durchführt, müssen die Zeitschriften sortiert nach den ersten beiden Ziffern der Postleitzahl, mit DIN A4 Trennungen (grünes Papier mit bestimmten Informationen) bedruckt, in Kisten sortiert und gebündelt bei der Postfiliale abgegeben werden.


Manöver-Kritik und Prozessoptimierung

Sobald alle Prozess-Schritte durchlaufen wurden und alle Mitglieder eine schöne Zeitschrift erhalten haben, sollte ein Treffen stattfinden, wo sich das Redaktionsteam trifft und offen bespricht was gut lief und was beim nächsten Mal verbessert werden muss. In guten Teams ist ein sehr ehrlicher Austausch möglich. Wenn kein anderer die Moderation übernimmt, leitet in der Regel der Redaktionsleiter diesen Termin.

Wenn die Prozesse entsprechend optimiert sind, steht der Produktion der nächsten Ausgabe nichts mehr im Wege!



Alles schön und gut, aber sie möchten einen externen Partner hinzuziehen für Ihre Vereinszeitschrift? Lassen Sie sich unverbindlich beraten!



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